Cuando hablamos de llevar a cabo investigaciones después de una pandemia, la tecnología siempre forma parte de la conversación. Antes de la pandemia, ya se estaba impulsando el uso de la tecnología para hacer que el proceso de investigación fuera todavía más eficiente. Esto se debió a tendencias corporativas más amplias, como el cambio a soluciones de alojamiento de datos en la nube, que ya estaba creciendo a una tasa anual del 10-20%. Sin embargo, el crecimiento exponencial de los datos, la diversidad de tipos de datos y las nuevas plataformas y dispositivos ya estaban obligando a los investigadores a plantearse cómo podría ayudarles la tecnología a lidiar con este entorno de datos nuevo y, en ocasiones, abrumador.
La aceleración por la pandemia
Con el inicio de la pandemia de COVID-19 y la transición repentina al trabajo a distancia en marzo de 2020, las investigaciones basadas en la tecnología, que van desde entrevistas a distancia hasta investigadores que trabajan con los mismos datos en múltiples ubicaciones, pusieron a la tecnología en el centro de atención. Aunque para muchos equipos de investigación esta transición fue incierta, los nuevos métodos y la eficiencia de costos y tiempo representaron herramientas nuevas y valiosas. A medida que salimos de las restricciones pandémicas, dos factores clave están impulsando el entorno actual de las investigaciones híbridas.
- Adaptación de las prácticas de trabajo a un entorno remoto. La recolección de datos a distancia es algo que se hacía desde antes de la pandemia, pero su adopción y profesionalización han mejorado mucho en los dos últimos años. Las empresas han comenzado a implementar mejores procedimientos para permitir la recolección de datos a distancia, y los encargados de la elaboración de normativas han proporcionado guías sobre las prácticas aceptables. Los elementos clave para el éxito incluyen el establecimiento de líneas claras de comunicación y la definición de funciones; la definición de responsabilidades claras de todas las partes implicadas, desde los asesores jurídicos hasta los especialistas forenses o los equipos internos; y asegurarse de que todas las partes involucradas sepan cómo se debe realizar y registrar la recolección de datos a través de los formularios de Cadena de Custodia y otros documentos adicionales.
- Soluciones tecnológicas para la revisión de datos. Existen varias plataformas que permiten revisar los datos de forma segura desde cualquier parte del mundo, al tiempo que ofrecen formas innovadoras de analizar contenido y obtener rápidamente información a partir de cantidades ingentes de datos. Una de las formas en que la tecnología puede ayudar en las investigaciones es a través de herramientas de visualización para mostrar información y conocimientos complejos de forma intuitiva. Tanto si se trata de identificar las relaciones de las partes interesadas como parte de una revisión de correo electrónico o de presentar los resultados de su análisis financiero, esto ha cambiado las reglas del juego en el campo de las investigaciones.
¿A distancia, en persona, híbrido?
No obstante, antes de decidir si desea adoptar un enfoque a distancia en las investigaciones, hay algunas preguntas clave que debe tener en cuenta.
- ¿Su investigación trata sobre una falta financiera o no financiera? En el primer caso, una fuente clave de evidencia será cualquier información financiera a la que pueda acceder dentro de su organización y, suponiendo que esta información esté disponible en formato digital y se pueda acceder a ella a distancia, esto abarcará una gran parte de su investigación. Si se trata del segundo caso, la situación se vuelve más compleja y podría abarcar acusaciones relacionadas con Recursos Humanos, como el acoso sexual o la intimidación. Aunque sigue siendo útil revisar datos electrónicos, como correos electrónicos u otra correspondencia electrónica, su principal fuente de evidencia probablemente serán las entrevistas que vaya a realizar. Dada la sensibilidad del tema y la necesidad de mantener una estricta confidencialidad, hay razones de peso para que estas entrevistas se realicen de forma presencial.
- ¿Dónde tendrá lugar su investigación? Una consideración clave no sólo desde el punto de vista jurídico sobre los requisitos de protección de datos, sino que también tiene implicaciones prácticas. Es importante determinar si dispone del ancho de banda y la conexión de red necesarios para transferir grandes cantidades de datos y realizar entrevistas a distancia.
- ¿Cuál es el plazo previsto para la investigación? Una de las lecciones clave de la pandemia es que las investigaciones a distancia llevan mucho más tiempo que aquellas llevadas a cabo in situ. Esto se debe en parte a las dificultades que entraña la coordinación y organización del trabajo como equipo de investigación. También existen desafíos de comunicación debido a la falta de capacidad de respuesta y sentido de responsabilidad cuando se trata con las personas a distancia, en vez de reunirse con ellas en persona.
A distancia o en persona
La mayoría de los investigadores estarán de acuerdo en que las entrevistas son lo más difícil de hacer a distancia. Existen problemas en torno a la confidencialidad: por ejemplo, puede haber una persona no revelada presente en la sala, grabando la entrevista o influyendo en el entrevistado.
No es ideal entrevistar a alguien a distancia en una investigación. El lenguaje corporal será más difícil de leer al evaluar la credibilidad de un entrevistado y hablar en persona ayuda a establecer una buena relación.
Establecer un equilibrio
Cuando comience a planificar su investigación, elabore un programa de entrevistas y utilícelo como guía para determinar qué partes se adaptarían mejor a una entrevista a distancia y cuáles se beneficiarían de una entrevista presencial. Lo usual es dividir a los entrevistados en tres grupos:
- Grupo Uno: los actores clave Tanto su principal sospechoso como la fuente clave de la acusación, que normalmente sería el denunciante.
- Grupo Dos: círculo íntimo Cualquier otra persona que no haya comunicado directamente la denuncia pero que pueda tener información importante que compartir.
- Grupo Tres: contexto Cualquier empleado que proporcione información de antecedentes y de contexto sin estar directamente involucrado en el incidente investigado.
De estos tres grupos, el más adecuado para las entrevistas a distancia será el grupo tres. Mientras que para los otros dos grupos, y en particular al entrevistar al principal sospechoso, o a su denunciante (grupo uno), debería considerar la posibilidad de llevar a cabo las entrevistas in situ.
Investigaciones a distancia: Consejos para el éxito
Si decide llevar a cabo una investigación a distancia, hay algunas medidas clave que debe implementar desde el primer día.
- Tenga claro dónde o con quién se encuentran los conjuntos de datos que necesita. Cuando su investigación se lleva a cabo in situ, esta información puede cambiar a medida que se le presentan las partes interesadas clave. Al trabajar a distancia, se deben evitar cadenas interminables de correos electrónicos con personas repartidas por todo el mundo. Para ello, se deben definir los puntos de contacto clave desde el principio y establecer líneas claras de comunicación y escalamiento.
- Establezca normas claras sobre la integridad de los datos. Una ventaja de trabajar in situ es que puede verificar constantemente cualquier recolección de datos que realice. Al adaptarse a un entorno a distancia, asegúrese de que todos los datos estén protegidos siguiendo los mismos principios que se aplicarían in situ, lo que incluye, entre otras cosas, la creación de imágenes válidas a efectos legales, la verificación de la integridad de las imágenes y la creación de copias de seguridad de las mismas.
- Disponga de un procedimiento de escalamiento claro. Si después de enviar un segundo o tercer correo electrónico de seguimiento todavía no recibe una respuesta, saber que puede presentar el asunto ante instancias superiores o a alguien del equipo jurídico o de cumplimiento puede ser clave. Esto debe aplicarse de forma sistemática para evitar retrasos significativos.
- Asegúrese de que exista comunicación previa con los entrevistados. Toda persona invitada a una entrevista o a la que se solicite documentación debe ser informada con anticipación sobre la investigación. Se deben apartar unos cinco minutos para realizar una introducción en la que explique exactamente el propósito de la conversación y cualquier requisito de obligación por parte del empleado de responder a las preguntas con sinceridad y respetar la confidencialidad.
- Gestione las expectativas. Tenga un plan B claro en caso de que se encuentre con algún desafío que requiera un cambio de ritmo o de estrategia. Antes de comenzar a trabajar, verifique si es posible viajar al país donde se está llevando a cabo la investigación. Si no es así, averigüe si tiene a alguien de confianza en el país que pueda ayudarle con las investigaciones.