转变思维,反客为主——从一个案例看合规新时代下的企业反舞弊


转变思维,反客为主——从一个案例看合规新时代下的企业反舞弊


 

在商业舞弊审查的历史上,监管机构和跨国企业在很长一段时间内均处于相对被动的位置,即过度依赖举报信息;或是直到重大损失事件发生,才发现企业内部存在已久的舞弊行为。在化险集团过往的服务经历中,时常遇到客户因举报信息太过模糊而无从下手;又或是盲目花费大量人力物力进行内部审查,却无果而终;还有更曲折遗憾的案例:跨国企业在我们的帮助下最终证实了海外分公司因本地高层财务造假而损失巨大,但却无法因此解脱,因为行动过晚,企业还是遭到本地清算,总部也因此背负上巨额债务。根据美国注册舞弊审查师协会(ACFE)2016年的统计数据,全球企业和组织平均每年因商业舞弊而损失5%的收入,且发现越晚,对财务的影响就越高。在舞弊持续时间超过五年的案件中,企业的平均损失为85万美元。

不过,近年来这一被动局面已经开始逐步改变。在不断发展的数据分析技术的帮助下,监管机构已经有能力摆脱举报信息不够具体的掣肘,转而寻求主动出击打击商业舞弊的机会。美国证券交易委员会(SEC)在2018年9月公布的“摘樱桃”(Cherry-Picking)案就是一个很好的例子。当时,SEC借由数据分析手段发现了一名证券经纪人将投资利润中饱私囊,并将投资损失转嫁给投资者的违法证据。

在监管先行的背景下,不少企业也开始逐步建立起变被动为主动的反舞弊理念,并寻求专业机构的介入和帮助。近三年里,化险集团的专业团队在实践中不断尝试将最新的数据分析工具和传统的法证审查方式相结合,帮助诸多国内外企业和机构处理了合规风险评估和舞弊审查案件,不仅成功扭转了客户的被动局面,效率、成功率和信息挖掘深度也大大提升。

我们通过一个案例分享,一同来看看“数据分析 + 法证审查”的方式将怎样突破传统,更为积极主动地处理商业舞弊问题。(基于为客户保密原则,以下案例融合了我们近年来服务经验中的多宗典型案例,并已对数字等细节进行了虚构处理,仅供参考。)


数据分析发现合规风险

一家大型跨国药企收到匿名举报:其华东区销售部门有部分员工利用虚假报销从公司套现,用于向医生行贿。该举报信息并未提及涉事的员工姓名、虚假费用的类型、金额和时间区间。面对颇为模糊的举报信息以及企业内部的海量数据,客户刚刚成立的合规团队无从入手,进而寻求化险集团的帮助,以对此进行求证。


我们首先整合客户的雇员信息、费用报销、医药活动审批记录、法定节假日以及员工休假记录等多重数据库信息,并进行综合大数据分析,包括趋势分析、数据关联分析、欺诈行为假设检验、高风险信号分析等。据此我们初步发现在2017-2018年期间华东区有24笔费用存在合规风险,涉及三名销售人员:

  •  多笔差旅费用的发票日期早于差旅申请及审批日期。
  •  多笔与医院科室会议相关的餐饮费用集中发生在两家餐厅,且消费金额多为人民币2999元(十人),恰好低于企业规定的最高人均300元的审批额度。
  •  有一笔销售代表的个人住宿费用发生在五一节假日期间。
  •  另有多笔费用的金额为整数,也发生在中秋节、春节等法定假日期间。

 法证审查锁定舞弊证据


我们对数据分析所指向的可疑报销进行了专项合规审计。通过对涉事销售代表所提交的原始报销支持文件进行审核,我们更深入地发现了以下问题:

  • 同一张医院科室会议的照片被重复用于不同时间、不同地点的会后餐饮报销。
  • 某医院专家讲者的现场签字与讲者协议上的字迹严重不符,且多位医者听众在不同场次签到表上的字迹并不一致。
  •  餐厅水单上的就餐人数与涉事销售代表所提交的与会签到人数及会议现场照片人数均不符。
  •  同一家餐厅在相近时间的水单制式不同,相同菜品(非时令海鲜)的价格反复波动。

我们又根据这些疑点对相关餐厅进行了实地考察。经餐厅负责人查询下单记录证实,相关餐饮的实际消费情况与员工报销申请完全不符。事实上,涉事销售代表并未在餐厅消费,只是索取了餐饮发票并使用公司信用卡支付,随后从柜台套现,并支付餐厅工作人员12%的返点。

随后,在客户合规与IT部门的协助下,我们进一步对涉事销售代表的公司内部数据进行了电子数据取证。通过对电子数据的分析和审阅,发现某销售代表在五一期间并不在住宿费用所发生的城市,而是与家人去了另一个城市度假。此外还发现了两份模仿涉事餐厅机打点菜单的Word模板。

最后,我们与涉事销售代表进行了访谈。在诸多证据面前,销售代表最终承认:

  • 多次虚报餐饮费用,并利用公司信用卡进行套现。
  • 发生于五一期间的住宿费用实际上是招待某医院科室负责人旅行而发生的费用,这并不符合企业的合规政策。

我们尽可能让案例呈现更多贴合实际的环节,但反舞弊案件的解决没有“一招鲜”,突破口可能存在各个角落。企业和专业服务机构能做的更多是从理念上重视商业舞弊问题,认识到商业舞弊的处理已经来到了主动出击的新时代。而主动出击的实现,很大程度上得益于数据分析和传统法证审查的高效结合。

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