Realizando investigações em um mundo pós-pandêmico

• 1. Adaptando as práticas de trabalho para atender a um ambiente remoto. A coleta remota é algo que era feito antes da pandemia, mas sua adoção e profissionalização melhoraram muito nos últimos dois anos. As empresas começaram a implementar melhores procedimentos para permitir coletas remotas, e os reguladores forneceram orientações sobre práticas aceitáveis. Elementos-chave para o sucesso incluem estabelecer linhas claras de comunicação e definição de papéis; delinear claramente as responsabilidades de todas as partes interessadas envolvidas, desde seus consultores jurídicos até seus especialistas forenses ou equipes internas; e garantir que todos os envolvidos saibam como a coleta de dados deve ser realizada e registrada por meio de formulários de cadeia de custódia e documentação adicional.
• 2. Soluções tecnológicas para revisão de dados. Existem várias plataformas que permitem a revisão segura de dados de qualquer lugar do mundo, ao mesmo tempo em que oferecem maneiras inovadoras de analisar conteúdo e obter insights de grandes quantidades de dados rapidamente. Uma das formas como a tecnologia pode ajudar as investigações é por meio de ferramentas de visualização para exibir informações e insights complexos de maneira intuitiva. Seja mapeando relacionamentos de partes interessadas como parte de uma revisão de e-mails ou exibindo os resultados da sua análise financeira, isso mudou o jogo no campo das investigações.

Mas antes de decidir se adotará uma abordagem remota em investigações, existem algumas perguntas-chave que você deve ter em mente.

• 1. Sua investigação é sobre má conduta financeira ou não financeira? No primeiro caso, uma fonte chave de evidência será qualquer dado financeiro que você possa acessar dentro da sua organização e, assumindo que esses dados estejam disponíveis em formato digital e possam ser acessados remotamente, isso cobrirá grande parte da sua investigação. Se for o segundo caso, a situação se torna mais complexa e poderá cobrir alegações relacionadas a RH, como assédio sexual ou bullying. Embora ainda haja valor na revisão de dados eletrônicos, como e-mails ou outras correspondências eletrônicas, sua principal fonte de evidência provavelmente será as entrevistas que você conduzirá. Dadas as sensibilidades do assunto envolvido e a necessidade de preservar estrita confidencialidade, há um forte argumento de que essas entrevistas devem ser conduzidas pessoalmente.
• 2. Onde será realizada a sua investigação? Uma consideração importante não apenas do ponto de vista jurídico em relação aos requisitos de proteção de dados, mas que também tem implicações práticas. É importante determinar se você tem largura de banda e conexão de rede para transferir grandes quantidades de dados e conduzir entrevistas remotamente.
• 3. Qual é o cronograma esperado para a investigação? Uma das principais lições da pandemia é que as investigações remotas levam muito mais tempo do que as investigações presenciais. Isso se deve em parte às dificuldades que surgem ao coordenar e organizar o trabalho como uma equipe de investigação. Também existem desafios de comunicação devido à falta de responsividade e senso de responsabilidade quando se tenta lidar com pessoas remotamente, em comparação a encontrá-las pessoalmente.

Quando você começa a planejar sua investigação, monte sua programação de entrevistas e use-a como seu guia para quais partes se adequam a uma entrevista remota e quais se beneficiariam de uma entrevista cara a cara. É típico dividir seus entrevistados em três grupos:

• Grupo Um - os principais jogadores: Seu principal suspeito e a principal fonte da alegação, que normalmente seria seu denunciante.
• Grupo Dois - círculo interno: Qualquer outra pessoa que não tenha se comunicado diretamente sobre a alegação, mas possa ter informações importantes a compartilhar.
• Grupo Dois - círculo interno: Qualquer outra pessoa que não tenha se comunicado diretamente sobre a alegação, mas possa ter informações importantes a compartilhar.
• Grupo Três - contexto: Qualquer funcionário que forneça informações de contexto e antecedentes sem estar diretamente envolvido no incidente em investigação.

• 1. Tenha uma compreensão clara de onde ou com quem os conjuntos de dados de que você precisa estão localizados. Quando sua investigação ocorre no local, isso pode evoluir à medida que você é apresentado aos principais interessados. Quando você trabalha remotamente, quer evitar intermináveis cadeias de e-mail com pessoas espalhadas pelo mundo. Mapeie seus principais pontos de contato desde o início e estabeleça linhas claras de comunicação e escalonamento.
• 2. Estabeleça regras claras sobre integridade de dados. Uma vantagem de trabalhar no local é que você pode verificar consistentemente qualquer coleta de dados que fizer. Ao se adaptar a um ambiente remoto, certifique-se de que todos os dados sejam protegidos seguindo os mesmos princípios que seriam aplicados no local, incluindo, mas não se limitando a criar imagens forensicamente sólidas, verificar a integridade das imagens e criar backups das imagens.
• 3. Tenha um procedimento claro de escalonamento. Quando, após um segundo ou terceiro e-mail de acompanhamento, você ainda não receber uma resposta, saber que pode escalonar para um gerente de linha ou alguém da equipe jurídica ou de conformidade pode ser fundamental. Isso deve ser aplicado de maneira consistente para evitar quaisquer atrasos significativos.
• 4. Certifique-se de haver uma comunicação prévia com os entrevistados. Qualquer pessoa convidada para uma entrevista ou solicitada a fornecer documentação deve ser informada antecipadamente sobre a investigação. Um prólogo de cinco minutos deve estar disponível para explicar exatamente o objetivo da conversa e quaisquer requisitos de obrigação por parte do funcionário para responder às perguntas com sinceridade e respeitar a confidencialidade.
• 5. Gerencie expectativas. Tenha um plano B claro em caso de descoberta de quaisquer desafios que exijam uma mudança de ritmo ou abordagem. Antes de começar o trabalho, verifique se é possível viajar para o país onde a investigação está ocorrendo. Se não for, descubra se há alguém confiável no país que possa potencialmente apoiar com as investigações.